Mike leitet die Rechtsabteilung in seinem Unternehmen und hat ein Problem mit seiner Arbeitsbelastung. Er hat das Gefühl, dass er alles selbst machen muss. Deshalb macht er einen Termin mit mir und schildert mir seine Situation: Welche Stakeholder gibt es? Wie ist die Zusammenarbeit im Team organisiert? Welche Strukturen, Regeln, Vereinbarungen und Termine gibt es?

Situationsanalyse

In kurzen Interviews mit den wesentlichen Stakeholdern stellt sich heraus, dass Mike in sehr viele operative Themen eingebunden wird, weil er sich in der Regel am besten auskennt und die meiste Berufserfahrung hat. Deshalb laufen auch die meisten Anfragen aus dem restlichen Unternehmen direkt über ihn.

Er delegiert zwar Aufgaben konsequent an seine Mitarbeiter und versucht so gut wie möglich für seine Mitarbeiter ansprechbar zu sein, aber sein Terminkalender platzt aus allen Nähten!

Und die regelmäßigen Jour fixes empfindet eigentlich auch niemand als wirklich hilfreich.

Lösungsansatz

Wir veranstalten einen Workshop mit dem ganzen Team und lassen zunächst eine gemeinsame Beschreibung der aktuellen Situation erarbeiten. Dabei nutzen wir ganz einfache Moderationsmittel: Moderationskarten, Markerstifte, Stecknadeln und eine Moderationswand.

Die Teilnehmer stellen ihre Punkte kurz vor und gruppieren ähnliche Punkte auf der Moderationswand. So entwickeln sich ganz von selbst einige spannende Punkte:

• Die Teammitglieder versuchen so selbstständig, wie möglich zu arbeiten, um niemanden zu stören.
• Das Verständnis für die Wichtigkeit der Aufgaben im Arbeitsalltag unterscheidet sich sehr stark bei den Teammitgliedern.
• Es fehlt eine gemeinsame Arbeitsweise bzw. Prozesse, da die Anfragen und Themen stets sehr unterschiedlich sind.
• Mike ist der einzige, der den Überblick über alle Themen hat.
• Die Mitarbeiter empfinden Mikes Führungsstil gleichzeitig als Mikromanagement und "Alleinlassen".

Ich schlage vor, dass wir alle aktuellen Aufgaben sammeln und anschließend von Mike in eine priorisierte Liste bringen lassen. Dabei stellt sich heraus, dass es einen Zusammenhang gibt, zwischen Mikes Prioritäten und dem monetären Werte der Themen für das Unternehmen. Obwohl dieser Zusammenhang für Mike völlig klar ist, hat das sonst noch keiner im Team wahrgenommen. Aber durch die gemeinsame Liste ändert sich das zum Glück gerade!

Abschließend vereinbart das Team gemeinsame Schritte, um den wichtigsten Punkt so schnell wie möglich abzuschließen. Außerdem soll der nächste Jour fixe versuchsweise dazu genutzt werden, den gemeinsamen Fortschritt bei diesem wichtigsten Thema zu besprechen.

Wirksamkeit und Nächste Schritte

Im nächsten Jour fixe stellt das Team fest, dass es bereits deutliche Fortschritte gibt: obwohl das Top-Thema noch nicht abgeschlossen ist, konnte die Verhandlungsposition der Firma bereits deutlich verbessert werden!

Dadurch dass nun alle Teammitglieder ein gemeinsames Verständnis der aktuellen Aufgaben gibt, ist die Zusammenarbeit deutlich intensiver geworden.

Zusätzlich hat sich Mikes Stresslevel deutlich reduziert, denn er kann sich nun mit gutem Gewissen auf das wichtigste Thema fokussieren.

Das Format für den Jour fixe und die Prioliste behält das Team natürlich bei!